4/3/11

ENTREVISTAS... Sonia Lorenzo López

Charlamos con Sonia Lorenzo López, Responsable del Archivo Municipal de Mieres

“En estos momentos el Archivo Municipal se encuentra cerca de alcanzar su límite de capacidad”


-Preséntese a los lectores de EL BLOG DEL MIERENSE

Mi nombre es Sonia Lorenzo, tengo 35 años y soy la Técnica responsable del Archivo Municipal de Mieres desde el año 2007.


-Seguro que los lectores han oído hablar alguna vez del Archivo, ¿pero qué es? ¿Qué funciones desempeña el Archivo Municipal de Mieres? ¿Dónde se ubica?¿Desde cuándo funciona?

El Archivo Municipal es un servicio público dependiente del Ayuntamiento de Mieres cuya misión es la gestión, tratamiento, custodia y difusión de la documentación producida por el Ayuntamiento de Mieres a lo largo de su historia en el ejercicio de sus funciones. Tiene un valor administrativo en cuanto proporciona la información necesaria para las procesos administrativos municipales, e histórico permitiendo conocer el pasado de Mieres y sus ciudadanos.

Nos encontramos en la calle Valeriano Miranda, nº 11, bajo (al lado de Correos) desde hace 10 años, y nuestro horario de atención al público es de 9 a 14 horas, de lunes a viernes.

Además de la atención personal también resolvemos consultas por teléfono y correo electrónico siendo los datos de contacto:

Tlf: 985461643

Correo electrónico: archivo@ayto-mieres.es


-La segunda pregunta es obligatoria, ¿cómo está el Archivo Municipal de Mieres en estos momentos? ¿De cuántos fondos dispone?

La verdad es que en estos momentos el Archivo Municipal se encuentra cerca de alcanzar su límite de capacidad. Custodiamos alrededor de 10.000 cajas y 2.500 libros en nuestra sede principal y en otro depósito auxiliar situado en la Casa de la Cultura.


-Hilando con la cuestión anterior, ¿de dónde provienen esos fondos?

La mayoría de la documentación forma parte del fondo municipal, es decir, documentos generados por el Ayuntamiento de Mieres en el ejercicio de sus funciones, como comenté antes; pero el Archivo también custodia otros fondos cuya documentación ha sido generada por otras personas o entidades ajenas al Ayuntamiento. Esta documentación ha ingresado por otros medios como donación o compra.

Los fondos a los que hago referencia son el fondo de Fábrica de Mieres, el fondo de la Empresa Municipal de Autobuses, el fondo de la Asociación “Amigos de Mieres” y el fondo Medley.

Un caso especial es el convenio que el Ayuntamiento de Mieres firmó con el Hospital Álvarez Buylla por el que se depositaron en custodia en nuestro Archivo alrededor de 53000 historias clínicas de pasivos, cuyo acceso está restringido al personal del Hospital.

Además el archivo tiene una pequeña colección de fotografías, en su mayoría de obras y servicios municipales, datadas entre los años 50 y 70.



-¿Cómo pueden acceder los ciudadanos a los documentos? ¿Existe algún perfil generalizado de usuario?

El acceso de los ciudadanos a los documentos custodiados en el Archivo depende del tipo de documento al que se pretenda acceder y la normativa vigente que le afecte. Cualquier persona puede realizar una consulta al Archivo Municipal identificándose mediante su DNI y cumplimentando una ficha de investigador o de solicitud de consulta.

Para los documentos de acceso restringido (por contener datos que afectan a la seguridad y defensa del Estado, a la averiguación de los delitos o a la intimidad de las personas) se necesita, además, justificar documentalmente el interés legítimo y directo en la consulta. Por ejemplo, para obtener copia de los planos de un edificio hay que justificar ser propietario actual, arrendatario, presidente de la Comunidad de Vecinos, técnico que actúa en representación de los anteriores o similar.


-¿Qué proceso sigue un documento desde que llega al Archivo hasta que finalmente se ‘archiva’, valga la redundancia?

Los documentos transferidos desde las distintas unidades administrativas del Ayuntamiento son relacionadas en una Hoja de Transferencia. Este documento proporciona el nombre del servicio que remite la documentación, una breve descripción de la misma con sus fechas extremas, la signatura del organismo remitente y otras características establecidas como el plazo de conservación, la accesibilidad o el código del cuadro de clasificación.

El primer paso es cotejar esa Hoja con la documentación que ha llegado en las diversas cajas. Si todo es correcto, se devuelve a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de transferencia firmada y sellada por el Archivo como justificante, incluyendo la signatura topográfica que se la haya adjudicado en el archivo. La signatura topográfica es un código que nos indica el lugar en el que se depositan esos expedientes en el archivo.

La documentación transferida al archivo es descrita siguiendo unas Normas Internacionales de Descripción Archivística como la ISAD (G) y la ISAAR (CPF). Estas normas nos permiten el intercambio de información mediante la elaboración de descripciones normalizadas que nos facilitan la recuperación de la información y su posterior difusión.


-¿A qué retos, a qué desafíos, debe hacer frente usted como Responsable del Archivo?

Actualmente uno de los mayores retos viene marcado por la evolución tecnológica que la administración en general está experimentando; desde el cambio del soporte físico documental (de papel a registro electrónico) hasta los cambios en el orden jurídico, teniendo especial importancia todo lo relativo a la Protección de Datos y de la intimidad. Conjugar esta protección con el derecho de acceso a la información es uno de nuestros retos.

Otro problema asociado al archivo tradicional es la falta de espacio físico. La sociedad actual produce una cantidad ingente de documentación y su “almacenamiento” y conservación en locales adecuados es uno de los mayores problemas a los que se enfrenta este Archivo Municipal.


-¿Entiende usted más y mejor al género humano por ‘vivir’ rodea­da de los documentos que genera?

En mi caso, trabajar en el Archivo Municipal y “vivir” rodeada de los documentos generados por el Ayuntamiento, lo que me ha permitido es conocer mejor la administración pública ya que el municipio ha extendido su campo de actividad, a lo largo de los años, a nuevas competencias. Mi misión es reunir, conservar, organizar y servir la documentación producida por el Ayuntamiento proporcionando datos para consulta y materiales para la investigación de historiadores que nos ayuden a conocer el pasado de nuestro municipio.


–Desde su punto de vista, ¿qué momentos de la historia de la hu­manidad le resultan más importantes, los que aparecen o los que no aparecen en los archivos?

No creo que se trate de establecer qué momento es más importante; lo que debe destacarse es que el estudio imparcial de los documentos que se conservan en los archivos permite un conocimiento más acertado y exhaustivo de cualquier acontecimiento histórico.


-¿Cómo ha evolucionado el Archivo municipal y cómo han intervenido las tecnologías de la información y comunicación en ese cambio?

Las nuevas tecnologías han permitido el desarrollo del Archivo municipal en diversos ámbitos:

. Creación de Sistemas de Gestión de Bases de Datos, programas que nos permiten crear y mantener bases de datos permitiendo el acceso de varios usuarios simultáneamente, y que facilitan el tratamiento y la recuperación de la información.

. Internet y la tecnología WWW, con la puesta en marcha de una página web del Archivo que permite la consulta y el intercambio de datos e información desde cualquier punto.

. Nuevos dispositivos de almacenamiento masivo, que posibilitan la digitalización de los documentos del archivo para su posterior consulta y recuperación.


–¿Cómo imagina los archivos del futuro? ¿Es el mundo digital una alternativa segura al documento tradicional?

Actualmente la producción de documentos en un soporte no tradicional como el papel se está incrementando, gracias a la evolución de las tecnologías para la creación y gestión de documentos electrónicos. Para que el documento digital sea una alternativa segura al tradicional, la metodología empleada en la archivística tradicional debe ser adaptada a las nuevas necesidades, y debemos implicarnos en el diseño de los nuevos documentos junto al personal administrativo y los informáticos. Este trabajo está aún en una fase de clarificación de aspectos tanto conceptuales como metodológicos pero todo ello se orienta a elaborar políticas archivísticas para el manejo del documento electrónico, eliminando la pérdida de información por la rápida obsolescencia de los sistemas de gestión electrónica de documentos, y para los procesos de generación, transferencia y almacenamiento de la información.


-Para terminar, y según su opinión, ¿el archivero, en este caso la archivera, nace o se hace?

Personalmente creo que se hace, día a día, debido a la diversidad de trabajos que se desarrollan en el funcionamiento habitual del archivo y a la evolución que sufren nuestras actividades con el paso del tiempo.

5 comentarios:

Xurde dijo...

Ye un gran serviciu ojalá qe siga por munchos años porque esto si que ye útil y necesario(al menos desde el mi puntu de vista)

mierense xusticieru dijo...

preciosu el serviciu, yo ya lu visite varies veces, la historia del nuestro municipiu ye muy importante, pa los mierenses lastima que la mayoria de gobernantes no la sepan.

Marisa dijo...

Estoy nuevamente contigo "xusticieru", aunque ya que las nuevas tecnologías están tan arraigadas en el archivo y tantos fondos tiene debería de existir la posibilidad de poder verlos a través de internet (algo que se hace en otras ciudades mediante una especie de tarjeta de ciudadano gratuita), que la página del archivo tiene documentos pero pocos.

Loly dijo...

Ya se que nun tien na que ver con esta entrevista na mas voy a hacer un comentariu sobre el libru del margen bueno del protagonista
voy decir na mas una cosa: ye una pena que en mieres no haya una calle pa esti home que tantes proeces fizo y si la haya pa un rector que pisaria mieres cinco veces en su vida

Anónimo dijo...

Ya, de acuerdo, D. Julio Rodriguez(rector magnífico) pisaría Mieres cinco veces en su vida. Pero gracias a él tenemos un campus universitario que da vida a Mieres, porque sin el campus estábamos aún más muertos de lo que estámos. Así que desde mi puento de vista, merecidísimo honor el de poner una calle en Mieres (en el Campus) con su nombre. GRACIAS D. Julio, los mierenses también somos agradecidos ¿O no?